沙洋县财政局政府采购内控管理制度
为进一步规范本单位政府采购内部权力运行，有效防范法律风险和廉政风险，推进依法、规范、高效、廉洁采购，根据政府采购法律法规规章制度、行政事业单位内控管理要求、《财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》（财库〔2016〕99号）以及深化政府采购制度改革方案等相关规定，结合本单位实际，制定本制度。
一、总体目标
按照“全面管控与突出重点并举、分工制衡与提升效能并重、权责对等与依法惩处并行”的基本原则，以“分事行权、分岗设权、分级授权”为主线，通过建立健全制度机制、规范流程、完善措施，做到约束机制健全、权力运行规范、风险控制有力、监督问责到位，实现对本单位政府采购活动内部权力运行的有效制约，促进本单位政府采购提质增效。
二、适用范围
本办法适用于本单位及下属二级事业单位政府采购活动的内控管理。
三、政府采购的范围
（一）政府采购：是指本单位使用财政性资金采购依法制定的政府集中采购目录以内或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。
（二）财政性资金：是指纳入预算管理的资金。以财政性资金作为还款来源的借贷资金，视同财政性资金。采购项目既使用财政性资金又使用非财政性资金的，使用财政性资金采购的部分，适用政府采购；财政性资金与非财政性资金无法分割采购的，统一适用政府采购。
（三）采购：是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。
（四）依法制定的政府集中采购目录以内或者采购限额标准以上：是指经省政府同意后发布的《湖北省政府集中采购目录及标准》中的政府集中采购目录和采购限额标准。
（五）货物：是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等。
（六）工程：是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。
政府采购工程以及与工程建设有关的货物、服务，采用招标方式采购的，适用《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例；采用其他方式采购的，适用政府采购法及其实施条例。
（七）服务：是指除货物和工程以外的其他政府采购对象，包括政府自身需要的服务和政府向社会公众提供的公共服务。
（八）有关认定标准
政府采购的认定标准：本单位在一个财政年度内，同一个预算项目下的同一采购品目汇总预算金额达到湖北省现行政府集中采购目录或者采购限额标准规定的相应数额标准；一个采购项目资金来源于多个预算项目，按照汇总后的预算金额计算相应数额标准。
一个预算项目的认定标准：一般指财政预算管理系统中的项目库中的一个项目或者财政部门预算批复文件中明确的一个项目。
采购品目的认定标准：按照有利于项目实施的原则，以财政部2013年《政府采购品目分类目录》为准。
四、组织架构及责任分工
（一）政府采购领导小组
主要负责对本单位政府采购活动事项进行协调、审议和决策。组长由沙洋县财政局党组成员、副局长杜中山担任，成员由财务室负责人聂慧、机关纪委负责人陈波、法规税政股股长鲁晓翠、行资股股长曾勇、内审股股长蔡定国组成。领导小组办公室设在财务室，由聂慧、张紫嫣担任政府采购专管员（今后组成人员随单位负责人和岗位人员调整相应进行调整）。
（二）财务室负责政府采购业务归口管理部门、财务部门工作
负责本单位政府采购的执行管理和对外沟通协调，指导和督促下属单位政府采购工作；负责采购预算编制、执行管理和采购资金支付等工作。具体职责如下：
1.牵头负责建立健全本单位政府采购内部控制制度机制，并督促指导本单位和下属单位执行。
2.负责组织政府采购法律法规规章制度的学习培训、宣传和督促执行。
3.牵头组织开展政府采购活动，负责推动落实采购人主体责任。主要包括：汇总审核预算项目中的政府采购预算；组织审查采购需求和采购实施计划，统筹安排本单位政府采购项目执行进度；组织本部门（系统）预留采购份额面向中小企业采购，落实支持中小企业发展政策；负责采购代理机构的选择、委托、协调和日常管理；组织采购活动中涉及的需求论证、单一来源采购论证、采购公告、结果公告、合同公告、采购意向、履约验收和促进中小企业采购执行情况等信息的公开；组织委派采购人代表、现场监督人员和自行选定评审专家；组织确认采购文件和采购结果、签订采购合同、履约验收；组织采购方式变更、进口产品采购涉及的报批工作；组织处理应由采购人答复的询问、质疑和配合财政部门投诉处理、监督检查等工作。
4.负责政府采购业务系统的账号密码、数字证书、电子签名和电子印章等的办理、保管和使用管理，负责系统操作，完成政府采购信息统计工作。
5.负责政府采购项目档案（含电子档案）的资料归档管理。
6.负责对接主管预算单位的归口管理部门或县财政局业务股室和县政府采购办，办理日常资料报送、业务咨询、审核、审批等业务。
7.负责政府采购预算编制、报送、审核和调整，采购资金的申请、审核、支付；组织协调财政预算评审工作；申请提前采购预算指标。
8.合理统筹安排采购项目预算，组织开展预算绩效评价；督促本部门（系统）采购预算执行进度，跟踪项目预算执行情况；对接联系上级单位财务部门和县财政局。
9.审核采购合同中涉及的项目预算、合同金额、支付条件等信息。
10.操作财政预算管理业务系统，负责本单位的账号密码、数字证书、电子签名和电子印章等的办理、保管和使用管理。
11.参与内部决策活动，履行财务监督和管理职责，负责涉及本部门职能职责方面的资料准备、资料报送和内部报批报审等工作。
12.按照采购归口管理部门的要求移交项目档案资料。
13.单位领导或者领导小组交办的其他工作事宜。
（三）财务室、法规税政股、内审股、机关纪委、行资股均承担业务需求部门职能
财务室、法规税政股、内审股、机关纪委、行资股作为采购需求的提出或使用部门，主要负责项目预算申报或立项、采购需求管理和履约验收评价等，具体职责如下：
1.按照单位预算管理要求，提供相关材料向财务部门申报项目预算；对需要报有关部门立项审批的采购项目，按立项审批要求组织材料进行申报。
2.根据批准的预算，组织开展需求调查，编制采购需求和采购实施计划，确定采购意向信息。负责采购执行中涉及的采购需求和采购实施计划内容的说明、确认和证明材料的提供。
3.提供涉及采购方式变更和进口产品采购的论证、公示和报审等方面的相关证明和支撑材料。
4.负责采购过程中可能涉及的推荐供应商、委派采购人代表、自行确定评审专家等工作。
5.草拟采购合同，提交内部审核。
6.负责供应商履约管理，督促项目执行进度，提出验收申请，参与验收活动，对供应商履约情况和项目绩效进行评价。
7.按照合同约定，申请支付采购资金，提供支付依据。
8.按照采购归口管理部门的要求移交项目档案资料。
9.负责涉及本部门职能职责方面的资料准备、资料报送和内部报批报审等工作。
10.单位领导或者领导小组交办的其他工作事项。
（四）机关纪委承担纪检监察职能
负责本单位政府采购领域廉政风险防范，具体职责如下：
1.负责本单位政府采购领域党风廉政建设，提出健全完善内控制度机制的建议意见，加强采购廉政风险防范。
2.负责对本单位政府采购活动中相关部门和人员履职尽责情况进行监督，并根据相关法纪对违法违纪问题线索进行调查处理。
3.负责对接外部巡视巡察工作，组织报送涉及政府采购相关资料，组织涉及政府采购问题的整改。
4.参与单位内部决策，履行部门职责，负责涉及本部门职能职责方面的资料准备、资料报送和内部报批报审等工作。
5.单位领导或者领导小组交办的其他工作事项。
（五）法规税政股承担法规部门职责
负责本单位政府采购领域法律风险防范，具体职责如下：
1.负责本单位政府采购活动中的法律风险防范，提出健全完善内控制度机制的建议意见；
2.负责本单位政府采购行为的合法性审核工作，参与单位内部决策，履行部门职责，对项目采购过程中涉及的采购需求、采购文件、委托代理协议、采购合同、询问质疑和信访举报处理、配合投诉答复等事项进行合法性审查，出具审查意见。
3.负责处理采购过程中或者合同履约过程中发生的纠纷。
4.参与单位内部决策，履行部门职责，负责涉及本部门职能职责方面的资料准备、资料报送和内部报批报审等工作。
5.单位领导或者领导小组交办的其他工作事项。
（六）行资股承担资产管理部门职责
负责政府采购涉及资产的配置、登记和管理，具体职责如下：
1.负责本单位政府采购项目中的资产的配置数量、预算金额等的审核管理工作。
2.负责本单位通过政府采购取得的资产的接收、登记和管理。
3.参与单位内部决策，履行部门职责，负责涉及本部门职能职责方面的资料准备、资料报送和内部报批报审等工作。
4.单位领导或者领导小组交办的其他工作事项。
（七）内审股承担内部审计职责
负责对本单位政府采购内控制度的执行和采购行为的合法合规性进行监督，具体职责如下：
1.对政府采购项目执行的合法合规性进行监督，纠正违法违规行为；委派监督人员，对评审专家抽取解密、签到和评审委员会评审等环节进行监督，纠正违法违规行为，反映违法违规问题。
2.监督本单位政府采购内控制度的执行，对未执行内控规定的行为进行纠正，提出健全完善内控制度机制的建议意见。
3.对接外部审计，组织报送涉及政府采购相关资料，组织涉及政府采购问题的整改。
4.参与单位内部决策，履行部门职责，负责涉及本部门职能职责方面的资料准备、资料报送和内部报批报审等工作。
5.单位领导或者领导小组交办的其他工作事项。
五、内部决策流程
决策程序分为一般决策程序、领导小组会议决策程序、单位办公会决策程序、党委（党组）会决策程序等四类，具体决策事项由各单位自行确定，主要在小组议事规则中进行明确。
（一）一般决策程序。主要适用单位政府采购活动中的一般决策事项，此环节涵盖大部分决策事项。
1.部门内部决策，即部门内部办理、复核、审定的审核签字或者部门内部会议审议等方式决策。
2.部门会签（会商）决策，牵头部门草拟意见会签（会商）其他相关部门进行决策。
3.单位领导审定决策，牵头部门草拟意见报分管领导或者主要领导审核签字进行决策。
（二）领导小组会议决策程序。一般是较为重大且需要集体决策的事项，如在一定数额以内的或者具有一定社会影响的采购项目实施方案及其采购需求和采购实施计划，采购方式变更、社会代理机构选择、签订补充合同以及需要更高层级决策的重大事项要纳入决策范畴。
（三）单位办公会决策程序。一般是政府采购工作和采购活动中需要集体决策的重大事项，如在一定数额以内的或者具有较大社会影响的采购项目实施方案及其采购需求和采购实施计划，涉及政府采购内控制度机制的调整变动，采购进口产品、单一来源采购、采购预算调整、审计反馈问题整改以及需要送党组会议决策的重大事项。
（四）党组会决策程序。属于单位最高决策机制，主要是政府采购工作和采购活动中需要集体决策的特别重大事项，如达到一定数额标准或者具有较大社会影响的采购项目实施方案及其采购需求和采购实施计划，涉及政府采购内控制度机制的重大调整变动，达到一定数额的进口产品采购、单一来源采购、采购预算调整，年度采购预算安排和采购政策落实情况、巡视巡察反馈问题整改以及需要对外报送的重大事项。
六、岗位设置及风险控制要求
（一）岗位设置要求
归口管理部门应明确政府采购专管员，负责本单位政府采购工作的组织和协调；主管预算单位归口管理部门的专管员还要负责指导和协调下属单位政府采购工作。
业务需求部门应明确一名工作人员，负责项目采购过程中的沟通协调工作；明确负责采购需求制定的工作人员，负责按照规定牵头组织编制采购需求。
（二）风险防控机制
风险分类包括法律风险、廉政风险、舆情风险。
各部门要依据部门职责，认真梳理不同业务、环节、岗位需要重点控制的风险事项，划分风险等级，建立制度规则、风险事项等台账；合理设置岗位，细化内部人员岗位分工，明确经办、审核岗位的工作要求和执行标准。
建立岗位之间相互监督制约的机制。采购需求制定与内部审核、采购文件编制与复核、合同签订与验收等岗位原则上应当分开设置，评审现场组织、单一来源采购项目议价、合同签订、履约验收等相关业务，应当由2人以上共同办理，并明确主要负责人员。
建立轮岗交流制度，归口管理部门、业务需求部门要根据政府采购岗位风险等级设定轮岗周期，风险等级高的岗位原则上5年轮岗，不具备轮岗条件的，期满后进行内部专项审计。业务需求部门要建立健全政府采购在岗监督、离岗审查和项目责任追溯制度。
七、采购流程及要求
根据国家和我省现行政府采购法律法规规章制度规定，对照采购人需要落实的主体责任和履行的职责，制定本单位内部采购流程及要求。
（一）编制政府采购预算
1.相关制度依据。采购法第三十三条、湖北省财政厅当年印发的省级部门预算编制通知、《湖北省政府集中采购目录及标准》《政府采购促进中小企业发展管理办法》（财库〔2020〕46号）。
2.职责分工。业务需求部门负责提出项目需求，提供预算编制的基础材料及费用构成明细，提出涉及的政府采购事项和对应的预算；归口管理部门负责审核预算项目中涉及的政府采购预算；财务部门负责组织汇总、审核、编制和报送政府采购预算。
3.基本流程。
（1）提出项目预算需求。业务需求部门根据单位部门预算编制工作要求，结合实际工作需求并经过市场调查，同类项目历史成交情况、“货比三家”情况等，测算项目经费构成，提出下一年度项目预算需求，在每年11月前填报《项目预算申请表》（附件1），履行决策程序，报财务部门初审、汇总。
（2）财务部门审核。财务部门根据单位预算编制管理要求，对业务需求部门提交的项目预算申请进行审核，对金额较大、技术复杂、专业性强的一次性项目，委托第三方专业机构进行预算审查。不符合要求的，不予纳入预算安排，并反馈业务需求部门；需要补充完善的，反馈业务需求部门进行说明或者补充材料。
（3）编制采购预算。经财务部门审核，符合要求的项目，反馈业务需求部门和归口管理部门。对于其中涉及采购货物、工程或者服务的，由业务需求部门根据政府采购认定标准，梳理涉及政府采购的事项确定对应的采购品目和预算金额，送归口管理部门审核。归口管理部门进行审核后，符合要求的，汇总报财务部门；不符合要求的，反馈业务需求部门进行补充完善。
（4）确定项目预算需求。财务部门汇总预算项目及涉及的采购预算，履行决策程序，按规定向主管预算单位、县财政局申报。
4.预留采购份额专门面向中小企业采购。
根据《财政部工业和信息化部关于印发<政府采购促进中小企业发展管理办法>的通知》（财库〔2020〕46号）的规定，主管预算单位负责统筹落实本部门（系统）预留份额面向中小企业采购政策。
除《办法》规定可以不专门面向中小企业采购的情形外，对采购预算在400 万元以下的货物、工程和服务政府采购项目，原则上专门面向中小企业采购；超过400万元的货物、工程和服务采购项目，可预留部分份额专门面向中小企业采购，并确保预留该部分采购项目预算总额的40%以上专门面向中小企业采购，其中预留给小微企业的比例不低于60%。
业务需求部门应当结合项目实际情况，在确定采购品目后，根据《办法》第二、三、四条的规定，确定是否可以专门面向中小企业采购。
5.执行中追加、调剂预算和提前采购。
执行中需要追加预算的，由业务需求部门提出并提供相应依据，财务部门审核后，履行决策程序，报主管预算单位、县财政局。
需要调剂预算的，应当符合省级预算调剂管理办法规定，由业务需求部门提出并提供相应依据，财务部门审核后，履行决策程序，报主管预算单位、县财政局。
对符合财政部门规定可以提前采购的项目或者可以签订三年合同履行期限的服务项目，由归口管理部门组织业务需求部门申报，财务部门统筹预算安排，履行决策程序，向主管预算单位、县财政局申请提前采购预算指标或者同意签订三年履行期限合同。
（二）公开采购意向
1.相关制度依据。县财政局关于政府采购意向公开的规定、《沙洋县财政局关于开展政府采购意向公开工作的通知》（沙财采发〔2020〕8号）。
2.职责分工。归口管理部门负责组织公开本单位采购意向；业务需求部门负责提供采购意向公开内容。
3.基本流程。
（1）确定意向公开内容。业务需求部门根据批复的采购预算，结合项目实施安排，确定采购项目名称、采购品目、主要标的、预算金额、计划实施时间、供应商资格要求等意向信息，履行决策程序（一般决策程序），报归口管理部门。
（2）发布采购意向。归口管理部门汇总、审核业务需求部门提交的采购意向信息，登录相关业务系统录入、发布采购意向信息。审核不符合规定的，反馈业务需求部门进行补充完善。
（3）防范处置风险。发现存在不能通过替换、隐藏、删除等方式处理的涉密敏感信息，履行决策程序，提交发布，并建立应急处置预案。
（三）制定采购需求
1.相关制度依据。采购法实施条例第十一条、十五条，《政府采购需求管理办法》（财库〔2021〕22号）。
2.职责分工。业务需求部门负责采购需求的编制，归口管理部门负责组织采购需求的审查。
3.基本流程。采购需求应当依据批复的部门预算（工程项目概预算）编制。采购需求包括技术、商务等要求。
（1）提出采购需求。业务需求部门负责采购需求编制，开展需求调查，提出采购需求，履行决策程序，报归口管理部门。
业务需求部门可以自行组织编制采购需求，也可以委托采购代理机构或者其他第三方机构编制。委托采购代理机构或者第三方机构编制的采购需求，需经业务需求部门逐一审核确认，并由业务需求部门对其提出的采购需求负责。
（2）审查采购需求。归口管理部门负责组织需求审查，依据《政府采购需求管理办法》规定的审查标准进行审查，形成审查意见后，履行决策程序，反馈业务需求部门。如需修改的，由业务需求部门修改后，报归口管理部门组织重新审查。
归口管理部门可以委托采购代理机构或者其他第三方机构进行需求审查，但不得委托参与采购需求编制的采购代理机构或者其他第三方机构。归口管理部门对委托采购代理机构或者其他第三方机构出具的审查意见负责。
（3）确定采购需求。采购需求审查通过后，业务需求部门负责组织履行决策程序，确定采购需求。
（4）采购需求调整。采购需求确定后，在后续开展采购活动的过程中需要调整的，由业务需求部门调整后，组织履行决策程序。调整内容较多的，在履行决策程序前，由归口管理部门组织审查。
（四）编制采购实施计划
1.相关制度依据。采购法实施条例第二十九条，《政府采购需求管理办法》（财库〔2021〕22号）。
2.职责分工。业务需求部门负责编制采购实施计划，归口管理部门负责组织审查。
3.基本流程。采购实施计划应当根据法律法规、政府采购政策和国家有关规定，结合采购需求的特点确定。
（1）拟定采购实施计划。业务需求部门负责拟定采购实施计划，履行决策程序，报归口管理部门。
业务需求部门可以自行组织编制采购实施计划，也可以委托采购代理机构或者其他第三方机构编制。业务需求部门对委托采购代理机构或者第三方机构编制的采购实施计划负责。
（2）审查采购实施计划。归口管理部门负责组织审查采购实施计划，依据《政府采购需求管理办法》规定的审查标准进行审查，形成审查意见后，履行决策程序，反馈业务需求部门。如需修改的，由业务需求部门修改后，报归口管理部门重新审查。
归口管理部门可以委托采购代理机构或者其他第三方机构进行需求审查，但不得委托参与采购需求编制的采购代理机构或者其他第三方机构。归口管理部门对委托采购代理机构或者其他第三方机构出具的审查意见负责。
（3）确定采购实施计划。审查通过后，业务需求部门负责组织履行决策程序，确定采购实施计划。
（4）采购实施计划调整。在后续开展采购活动的过程中需要调整已定采购实施计划的，由业务需求部门负责调整，组织履行决策程序。调整内容较多的，在履行决策程序前，由归口管理部门组织审查。
（5）采购计划备案。根据县财政局规定的时间和格式要求编制采购计划进行备案。业务需求部门向归口管理部门提供采购计划备案所需填报事项，履行决策程序报归口管理部门汇总、统筹、审核，交由财务部门录入县财政局采购计划备案系统，提交主管预算单位审核后，县财政局政府采购办备案。
采购实施计划内容应包括采购品目、项目名称、采购组织形式、采购执行方式、委托代理机构类型、采购方式、项目名称、数量、金额、是否面向中小企业、是否政府购买服务、项目实施月份等。
采购执行方式包括：委托社会代理机构、委托集中采购机构、委托当地集采机构采购、批量集采、商场直购、网上竞价、定点采购、工程招标、续签合同、跨年采购、执行国家部委局采购结果。
“跨年采购”是指在上一年度12月31日之前采购项目已经进入采购程序（发布采购公告或发出采购文件），采购活动还未完成需要继续采购或者采购活动已完成只需支付资金的采购计划。
“续签合同”仅针对“签订不超过三年履行期限合同”的服务项目，要履行第二年或第三年合同的采购计划。
“工程招标”适用于需要进行招标投标程序的政府采购工程项目。
（6）采购执行。需要开展采购活动前，财务部门登录采购计划备案系统选择需要实施的采购计划申请采购，县财政局审核后导入采购计划执行系统。归口管理部门登录采购执行系统，选择对应的采购计划确认采购方式和采购代理机构，推送至委托的采购代理机构。采购代理机构负责创建项目、组织实施采购活动。
（7）采购计划调整。编制采购实施计划时，若发现预算编制采购品目与实际采购内容不匹配的，在符合预算管理和资产管理规定的前提下，可根据实际情况调整采购品目。采购计划备案后，原则上不得调整（主要指采购方式、采购执行方式、实施月份、预算金额等），确需调整的，按照履行决策程序，根据职能分别由归口管理部门和财务部门向省县财政局提出调整申请。
（五）采购方式变更审核。
1.相关制度依据。采购法第三章、采购法实施条例第三章。
达到公开招标数额标准，项目符合公开招标之外采购方式适用情形需要采取公开招标之外采购方式的，应当向县财政局申请采购方式变更。
采取单一来源采购方式的，均要组织论证、公示，达到公开招标数额标准的，报县财政局批准方式变更。
2.职责分工。业务需求部门负责提出申请并提供相关证明材料，归口管理部门负责组织论证、公示、申报等工作。
3.基本流程。业务需求部门提出采购方式变更的需求并提供相关证明材料，履行决策程序，归口管理部门组织报主管预算单位、县财政局审核。采取单一来源采购方式的，业务需求部门提供相关证明材料后，归口管理部门组织专业人员进行论证、公示通过后，再履行决策程序。
4.单一来源采购方式的选择。审慎选择单一来源采购方式，对只能从唯一供应商处采购的，应当围绕采购法实施条例第二十七条“因货物或者服务使用不可替代的专利、专有技术，或者公共服务项目有特殊要求的，导致只能从某一特定供应商处采购”的规定情形，结合项目实际，论证供应商的唯一性，即全国范围内只有唯一供应商能够满足需求。
归口管理部门负责组织不少于3名中级以上职称且与项目专业相关的专业人员（非本单位、非潜在供应商及其关联单位人员），对照单一来源采购的适用情形，围绕业务需求部门提出的采购需求，对供应商的唯一性进行完整、清晰的阐述，提出明确的建议；归口管理部门根据论证意见将专家论证意见及征求意见公示材料在湖北省政府采购网发布并公示（不少于5个工作日），收到异议的相关事项和内容组织补充论证，论证后认为异议成立的，依法采取其他采购方式；论证后认为异议不成立的，应将异议不成立的论证意见再次进行公示，并将相关情况告知提出异议的供应商，再次公示，直至无异议为止。
对因发生不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，应当具有充分的依据和理由。
对保证原有采购项目一致性或者服务配套要求，需要继续从原供应商处添购的，添购金额不超过原合同金额的百分之十。
（六）进口产品采购
1.相关制度依据。采购法第十条、财政部《政府采购进口产品管理办法》（财库﹝2007﹞119号）及有关规范性文件要求。政府采购应当采购本国产品，确需采购进口产品的，应当在采购前按规定报县财政局批准。
2.职责分工。业务需求部门负责提出拟采购产品的主要技术参数指标功能和应用场景以及对应国产产品和进口产品情况，归口管理部门负责组织专家论证、申报工作。
3.基本程序。业务需求部门提出需求的主要参数指标功能和通过市场调研了解的国产和进口产品对应的主要参数指标功能情况，采购需求的主要参数指标或者功能应当联系具体工作需求，并逐一说明满足具体哪项工作需要，提供相应的证明材料。归口管理部门根据业务需求部门提出的需求、提供的资料，组织专家进行论证，建议采购进口产品的，履行决策程序，确认论证结果。
业务需求部门负责组织提供申请材料报归口管理部门，由归口管理部门报主管部门审核同意后，报县财政局批准。县财政局批准意见，仅是明确允许提供进口产品参加采购活动，但不能限制符合需求的国产产品参与竞争。
（七）委托采购代理机构
1.相关制度规定。采购法第十八、十九、二十条、《政府采购代理机构管理暂行办法》（财库﹝2018﹞2号）。
2.职责分工。归口管理部门负责采购代理机构的选择、委托、协调和日常管理。
3.委托方式。集采目录内的集中采购项目必须委托集中采购机构；集采目录外分散采购限额标准以上的分散采购项目可以委托集中采购机构或社会代理机构，但均需采取“一项目一委托”的方式进行委托，即一个项目签订一份委托代理协议。
4.基本流程。
（1）选择集中采购机构。集中采购目录以内的采购项目必须委托集中采购机构，归口管理部门按照集中采购机构发布的集中采购目录实施方案的要求对接、办理项目委托事宜。
（2）选择社会代理机构。采购人有权自行选择分散采购项目的采购代理机构，任何单位和个人不得以任何方式为采购人指定采购代理机构。
归口管理部门负责社会代理机构的选择工作，制定选择方案，包括：选择标准、邀请范围、程序、数量和履约条件，履行决策程序，组织选择采购代理机构，履行决策程序，确定社会代理机构。
5.签订委托代理协议。归口管理部门根据采购项目的委托事项，组织草拟委托代理协议，协议内容包括代理采购的范围、委托权限、期限及代理费用等。
6.采购代理机构评价。归口管理部门负责组织采购代理机构评价工作，会同业务需求部门共同对采购代理履约情况进行评价。
（八）确认采购文件
1.相关制度依据。采购法实施条例第十五条。
2.职责分工。业务需求部门负责确认采购文件中涉及的采购需求和采购实施计划内容，归口管理部门负责确认涉及的其他内容。
3.基本流程。采购代理机构向归口管理部门反馈编制的采购文件后，归口管理部门会同业务需求部门核实、确认，核对、确认无误后，法规部门进行合法性审查，归口管理部门组织履行决策程序，书面反馈采购代理机构。
（九）公开采购信息
1.相关制度规定。《政府采购信息发布管理办法》（财政部令第101号）。
2.职责分工。归口管理部门负责本单位政府采购信息的公开工作，确保依法及时完整公开信息，切实防范信息发布风险。
3.基本流程。归口管理部门拟订需要发布的信息内容，信息内容涉及采购需求和采购实施计划内容的由业务需求部门确认，其他内容由归口管理部门确认，履行决策程序。
4.内部审查和风险评估。拟发布的政府采购信息存在涉密、敏感等情形时，属于采购人提供的信息，由归口管理部门牵头组织内部审查和风险评估，履行决策程序，出具评估报告。
对应当纳入涉密政府采购管理的项目，严格执行涉密政府采购管理规定；对经审查评估发现存在信息发布风险，但确需发布的信息，应当按规定作隐藏或者规避处理，并建立应急处置预案，确保风险可控，经单位内部经办部门、分管领导和主要负责人三级审查评估并签署明确意见后，形成风险评估报告，在发布采购信息时提交备查；其他的政府采购信息，由归口管理部门督促采购代理机构按照县财政局关于信息发布管理的规定进行内部审核和风险评估。
（十）邀请供应商
1.相关制度规定。采购法第三十四条、三十八条、四十条，《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）第十四条，《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）第十二条，《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》（财库〔2014〕214号）第六条。
2.职责分工。业务需求部门结合项目实际，按照政府采购制度规定，在采购需求和采购实施计划编制环节确定邀请供应商的方式及供应商资格条件。
3.基本流程。
（1）公告邀请供应商的项目。采购人确认采购文件后，由采购代理机构负责在湖北省政府采购网发布采购公告，公开邀请不特定供应商参加项目采购活动。
（2）书面推荐供应商的项目。采取竞争性谈判、竞争性磋商、询价采购方式的，由采购人和评审专家分别书面推荐3家以上符合项目资格条件的供应商，邀请参加项目采购活动。采取邀请招标的采购项目，由采购人书面推荐拟邀请的供应商的，备选的符合资格条件供应商总数不得少于拟随机抽取供应商总数的两倍。
业务需求部门负责提供采购人书面推荐的供应商名单，并提供推荐理由，履行决策程序，交归口管理部门报采购代理机构邀请供应商。
（3）从省级以上财政部门建立的供应商库中选择供应商。采购代理机构负责按照县财政局有关规定，登录供应商库系统邀请供应商。
（十一）发出采购文件
采购代理机构根据采购文件确定时间、途径，组织发出采购文件。采购文件免费提供。投标（响应）文件递交截止前，对已获取采购文件供应商信息进行保密管理。归口管理部门要监督采购代理机构是否按规定时间、途径及邀请范围发出采购文件，是否对已获取采购文件供应商信息进行保密管理。
（十二）供应商提交投标（响应）文件
投标（响应）文件递交截止时间前，采购代理机构负责接收供应商密封（加密）递交的投标（响应）文件，并妥善保管，不得解封（密）、查看供应商投标（响应）文件，不得泄露已提交投标（响应）文件供应商信息。
归口管理部门负责监督采购代理机构是否按规定接收、妥善保管供应商递交的投标（响应）文件，发现违法违规情形的，及时要求采购代理机构予以纠正。
（十三）项目评审
1.相关制度依据。采购法实施条例第三十四条、三十九条、四十条、四十一条、四十二条、四十四条，《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）第四十五条、四十七条、四十八条、六十四条、六十五条、六十六条、六十七条，《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）第三十二条、四十一条、四十八条，《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》（财库〔2014〕214号）第十四条、十六条、十七条、二十条，《财政部关于进一步规范政府采购评审工作有关问题的通知》（财库〔2012〕69号）等。
2.职责分工。归口管理部门负责组织委派资格审查工作人员、采购人代表、现场监督人员和自行选定的评审专家，采购需求部门负责确定资格审查工作人员、采购人代表和自行选择的评审专家，内审部门负责确定现场监督人员。
3.基本流程。
（1）委派资格预审工作人员。对由采购人负责资格预审的项目，业务需求部门负责确定项目资格预审工作人员，报归口管理部门组织出具委托手续。
（2）委派采购人代表。采购人代表原则上选派熟悉项目情况和政府采购评审规则及系统操作的人员参加。项目评审开始前，业务需求部门负责确定采购人代表人选，报归口管理部门组织出具委托书。电子化评审项目，归口管理部门要在评审前为采购人代表办理CA证书及签章，并登录交易系统绑定用户身份及权限。
（3）委派监督人员。内审部门确定项目现场监督人员，报归口管理部门出具委托书。电子化采购项目可以实行在线监督。
（4）自行选定评审专家。对技术复杂、专业性强的采购项目，通过随机方式难以确定合适评审专家的，经主管预算单位同意，采购人可以自行选定相应专业领域的评审专家。
业务需求部门确定评审专家的名单及理由，履行决策程序，由归口管理部门报主管预算单位同意后，确定评审专家名单。
（十四）确认采购结果
1.相关制度依据。采购法第三十八条、四十条，采购法实施条例第四十三条、四十九条，《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）第六十八条，《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）第二十二条、三十六条、四十九条，《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》（财库〔2014〕214号）第二十八条。
采购代理机构应当自评审结束之日起2个工作日内将项目评审报告送交采购人。采购人应当自收到评审报告之日起５个工作日内在评审报告确定的候选人名单中按顺序确定中标（成交）供应商。
2.职责分工。归口管理部门会同业务需求部门确定中标（成交）供应商，也可以直接授权评审委员会确定。
3.基本流程。归口管理部门收到评审报告之日起5个工作日内，会同业务需求部门在评审报告推荐的中标（成交）供应商候选人中按顺序确定中标（成交）供应商，经内部审批后，将中标（成交）结果确认函反馈采购代理机构对采购结果予以确认。
授权评审委员会确定中标（成交）供应商的，评审活动结束后，由评审委员会根据中标（成交）候选供应商顺序现场直接确定中标（成交）供应商，代理机构通知中标（成交）供应商同时发布中标（成交）公告。
4.特殊情况处理。出现在5个工作日内无法确定中标成交供应商的，归口管理部分负责履行决策程序，并在5个工作日内向采购代理机构书面反馈原因及理由。发现采购活动存在违法违规行为的，影响采购结果确认的，由归口管理部门收集相关情况书面向采购代理机构说明情况，并同时向同级财政部门书面反映情况。
（十五）发布采购结果公告
采购代理机构在收到中标（成交）结果确认书之日起2个工作日内，向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，同时在湖北政府采购网发布采购结果公告。归口管理部门负责进行跟踪督促。
电子卖场项目采购结果，由归口管理部门按照相关管理规定公开采购结果信息，并在本单位信息公开栏公开采购结果。
（十六）采购合同管理
1.相关制度依据。采购法第五章，采购法实施条例第五章，《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）第七十一条、七十二条、七十三条，《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）第十九条，《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》（财库〔2014〕214号）第三十条。
2.职责分工。业务需求部门负责采购合同的签订工作，法规部门负责合法性审查，达到归口管理部门负责采购合同公告、备案。属于《政府采购需求管理办法》第十一条规定范围内的采购项目，合同文本要经过采购人的法律顾问审定。
3.基本流程。
（1）合同签订。采购人、中标（成交）供应商应当在中标（成交）通知书发出之日起30日内依据采购文件确定的事项签订采购合同。
业务需求部门在项目中标（成交）通知书发出之日起20日内，严格按照采购文件及中标（成交）供应商投标（响应）文件约定事项与中标（成交）供应商协商草拟采购合同，经法规部门合法性审查后，履行一般决策程序，正式签订合同。
签订续签合同、定点采购合同按照前述程序组织签订，其中续签合同项目应当在采购文件中明确履行期限不超过三年，合同一年一签的要求，续签合同不得改变实质性内容；定点采购合同应当按照定点采购相关管理制度规定，在定点供应商中选择合适的供应商（可选择多家），签订采购合同。
签订补充合同的，必须符合采购法第四十九条规定，即合同履行过程中，需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的，在不改变原合同其他条款的前提下，可与供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的10%。同时，要重新申请采购预算、申报采购计划、进行补充合同公告及备案。
（2）合同公告及备案。合同签订后，业务需求部门同时将合同副本及电子文档送归口管理部门，归口管理部门负责在合同签订当天起2个工作日内，在湖北省政府采购网完成合同公告，7个工作日内完成合同备案。
（3）合同变更、中止和终止。符合采购法第五十条规定，即采购合同继续履行将损害国家利益和社会公众利益时，才能变更、中止或者终止采购合同。
合同公告中出现的异议以及合同更正、变更等事项，由业务需求部门提出，归口管理部门负责组织履行一般决策程序，办理取消合同备案、更正合同信息；涉及合同履行过程中的矛盾纠纷，由业务需求部门牵头协商处理，需要追究民事责任或者发生仲裁、诉讼的，由法规部门牵头处理。
（十七）履约验收
1.相关制度依据。采购法第四十一条，采购法实施条例第四十五条，《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）第七十四条，《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）第二十四条，《政府采购需求管理办法》（财库〔2021〕22号）第二十四条，《财政部关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》（财库〔2016〕205号）。
2.职责分工。业务需求部门负责采购项目的履约工作，提出验收申请；归口管理部门负责组织本单位政府采购项目的履约验收工作。
3.基本流程。
（1）验收依据。采购实施计划中明确的履约验收方案和本项目依法签订的采购合同。
（2）组建验收小组。公开招标或受到质疑、投诉的项目，要邀请参加本项目的其他供应商或第三方机构及专家进行联合验收；除此之外的项目，各预算单位可选择自行验收。归口管理部门组织内部相关部门、第三方专业机构或者专业人员成立政府采购项目履约验收小组，纪检监察或者负责监督的部门参与监督。对小额零星的采购项目，采取简易方式进行验收，无需组成验收小组。
供应商就采购结果提出质疑、投诉、举报的采购项目，在验收前应告知该供应商可以对项目履约验收情况进行社会监督。
（3）开展验收。验收小组根据项目采购需求和依法签订的政府采购合同，对供应商的履约情况逐项进行验收，小组成员独立发表验收意见。分期实施的采购项目，应当结合分期考核的情况，明确分期验收要求。采取按进度履约、分阶段验收的项目，应当制定分阶段验收的方案，按进度、分阶段出具验收意见，作为最终验收报告的依据。货物类项目可以根据需要设置出厂检验、到货检验、安装调试检验、配套服务检验等多重验收环节。工程类项目应当按照行业管理部门规定的标准、方法和内容进行验收。
（4）出具验收报告。验收后要完整准确地填好履约验收单，自行验收的履约验收单“采购人验收小组成员”栏必须有2人以上签名。对验收结果有不同意见的，应写明理由。采购人和使用人相分离的项目，应当在采购文件中明确使用人提供验收意见的方式，作为最终验收报告的依据。
履行一般决策程序后，通过验收。
对政府向社会提供的公共服务项目还要在验收通过后公开验收结果；对验收后形成固定资产的，资产管理部门将形成的资产登记入账。
4.违约处理。
供应商不按照政府采购合同约定履行义务的，业务需求部门报法规部门按照《民法典》的规定，中止、终止政府采购合同，追究供应商法律责任；同时，业务需求部门按照政府采购信用评价管理制度规定，对供应商履约情况进行评价、反馈归口管理部门。
5.验收模式。归口管理部门会同业务需求部门分类制定履约验收方案标准和程序。履约验收方案要明确履约验收的主体、时间、方式、程序、内容和验收标准等事项。验收内容要包括所有技术和商务要求的履约情况，验收标准要包括所有客观、量化指标。不能明确客观标准、涉及主观判断的，可以通过在采购人、使用人中开展问卷调查等方式，转化为客观、量化的验收标准。
（十八）资金支付
1.相关制度依据。采购法实施条例第五十一条，国务院《保障中小企业款项支付条例》（国务院令第728号），省级单位国库支付管理规定。
2.职责分工。财务部门负责采购资金的支付，业务需求部门负责提供支付依据。
3.基本流程。资金支付应当严格按照合同约定和国库管理制度规定办理。业务需求部门根据单位资金支付管理要求，向财务部门申请资金支付。
4.时间规定。合同签订生效且具备实施条件后5个工作日内采购人可以支付预付款，预付款比例不低于合同金额的30%。采购人要按合同约定时间和进度支付工程款。达到支付条件的，采购人应在收到发票等资料后7日内向县财政局申请拨款。
（十九）资料归档
1.相关制度依据。采购法第四十二条，采购法实施条例第四十六条。
采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购活动相关资料的保存期限为自采购结束之日起15年。
2.职责分工。归口管理部门负责政府采购档案归集，按规定移交档案管理部门归档。
3.基本流程。归口管理部门负责采购项目档案的收集、整理、归档，鼓励采用电子档案保管，每年年初将上一年度形成的档案资料移交档案室保存。
八、询问、质疑与投诉处理
（一）相关制度规定。采购法第六章，采购法实施条例第六章，财政部《政府采购质疑和投诉办法》（财政部令第94号）。
（二）职责分工。归口管理部门负责牵头组织答复应当由采购人答复的供应商询问、质疑和投诉；督促采购代理机构依法规范答复应由采购代理机构负责答复的供应商询问、质疑；业务需求部门负责对涉及采购需求和采购实施计划内容的询问、质疑和投诉提出答复意见并提供证明材料；法规部门负责对应由采购人答复的质疑和投诉进行合法性审查。
（三）基本流程
1.询问答复。归口管理部门负责统一受理供应商询问，确保在3个工作日内对供应商依法提出的询问作出答复，根据委托代理及协议，对应由采购代理机构进行答复的询问，告知其向采购代理机构提出。涉及应由业务需求部门提出答复意见的，交由业务需求部门就询问内容直接向供应商作出答复并予以记录，涉及其他内容，由归口管理部门作出答复。作出答复前，应当履行一般决策程序。询问事项涉及需要修改采购文件的，由归口管理部门按照采购文件确认程序进行决策后，依法进行更正。
2.质疑答复。归口管理部门负责统一受理供应商质疑，严格按照《政府采购质疑和投诉办法》（财政部令第94号）规定的程序和要求受理、答复质疑，对项目进行处理；确保在收到供应商书面质疑后7个工作日内作出答复，根据委托代理及协议，对应由采购代理机构进行答复的质疑，告知其依法向采购代理机构提出。涉及应由业务需求部门提出答复意见的，交由业务需求部门提出答复意见并提供证明材料；涉及其他内容的，由归口管理部门提出答复意见并提供证明材料。作出答复前，应当履行一般决策程序。质疑事项成立的，按照《政府采购质疑和投诉办法》的规定对项目进行处理。发现供应商、采购代理机构、评审专家存在违法违规行为的，应当书面向县财政局反映，并提供相关证明材料。
3.投诉答复。归口管理部门负责按照县财政局投诉答复通知书的要求组织相关部门、代理机构和评审专家等研究答复意见，在规定时间内向县财政局作出答复，如实提供相关证明材料。
县财政局要求暂停采购活动的，归口管理部门应当组织立即暂停采购活动，依法告知相关参与各方；暂停采购活动期满，尚未作出投诉处理决定的，因项目情况特殊，确需继续开展采购活动的，由归口管理部门组织履行领导小组决策程序。
收到县财政局作出投诉处理决定后，按照投诉处理决定的要求开展采购活动。
九、考核评价和奖惩机制
各部门政府采购工作开展情况及成效将纳入本单位对各部门的考核评价范围，归口管理部门负责对其他部门的政府采购工作开展情况进行考核评价，单位绩效管理部门负责对归口管理部门政府采购工作开展情况进行考核评价，对考核评价结果优秀的，给予奖励；对考核评价结果较差的，给予惩戒。
对个人的考核评价，可以根据岗位职责设置相应的考核指标，从日常和年度的目标考核、纳入党员积分制管理、评优评先、职级职务晋升等方面入手。
对在开展采购活动的过程中，出现的违法违纪违规问题，根据情节和危害后果，进行批评教育、组织处理、行政处分，移送纪检监察或者司法机关处理。
十、其他要求
（一）各部门应当根据本制度规定进一步细化完善本部门的内控制度机制，明确责任分工和决策程序，加强监督制约，规范权力运行，防范采购风险。
（二）未纳入政府采购集中采购目录，单项或批量采购预算在政府采购限额以下的货物、服务和工程项目，由政府采购归口管理部门另行制定内部管理制度或者按照本单位非政府采购项目内部控制管理制度执行。
（三）归口管理部门将根据国家和我省政府采购法律规章制度的调整变动，及时更新完善本单位内控制度。
附件：1.项目预算申请表
2.沙洋县财政局政府采购分管领导及专管员名单
沙洋县财政局
2022年3月18日